Microsoft Teams Rooms-oppsett: Kjære IT-selskap, jeg rekker ut hånden

Om møterommet som faller mellom to stoler – og hvorfor vi løser det best sammen

Kl 0815 idag, stod jeg i et møterom hos en ny kunde som har bedt oss om hjelp. Flott skjerm på veggen. Kameraet var på plass, lydsystemet så fint og nytt ut. Bookingpanelet utenfor døra og kontrollpanelet på bordet lyste - men viste teksten "Pålogging feilet". Kunden skulle ha et viktig møte om ca 30 minutter..

Jan E. Slåtto-Jensen (Tlf: 96006666 / jan@avsignage.no)

Møteromsløsningen ble kjøpt hos én leverandør. IT-leveransen kommer fra en annen. Og disse to partene har dessverre aldri snakket sammen. Når noe butter imot, havner kunden midt imellom – og bruker tid, energi og tålmodighet på et problem som egentlig burde tatt femminutter å løse.

Dette er ikke en sjelden hendelse. Det er et mønster. Og jeg tror vi kan gjøre noe med det – sammen.

Rommet bor i et grenseland

Et moderne møterom er ikke lenger «litt AV på en vegg». Det er et lite økosystem der maskinvare, nettverk, identitet og lisenser må spille på lag. Og nettopp her ligger utfordringen: et velfungerende Microsoft Teams Rooms-rom bor i grenselandet mellom AV og IT.

AV-leverandøren kjenner skjermen, kameraet, mikrofonene, kabeltrekket og hvordan opplevelsen i rommet skal kjennes. IT-leverandøren kjenner tenanten, Microsoft-lisensene, sikkerheten, nettverket og brukerne. Begge er dyktige på sitt. Men selve møterommet sitter akkurat i sømmen mellom de to fagfeltene – og det som sitter i en søm, har en lei tendens til å falle mellom to stoler.

Det er ikke fordi noen gjør en dårlig jobb. Det er fordi ingen har fått ansvaret for helheten.

La meg være ærlig om oppsett og Microsoft Teams Rooms (MTR)-lisenser

Her vil jeg trå varsomt, for jeg har stor respekt for IT-bransjen. Jeg møter utrolig dyktige folk hver eneste uke – mennesker som kan endepunktsikkerhet, nettverk og brukerdrift langt bedre enn meg.

Men jeg ser også et tilbakevendende mønster: Microsoft Teams Rooms-lisensiering og oppsett er et smalt og spesialisert felt, og det er fullt forståelig at det ikke alltid sitter i ryggmargen hos et IT-selskap som har hendene fulle med alt det andre.

Det er nemlig en del her som lett kan gå galt når ingen eier helheten:

• Ressurskontoen. Et MTR-rom trenger sin egen ressurskonto i Microsoft 365, med riktig postboks, riktig kalenderbehandling og et passord som ikke utløper midt i en travel uke.

• Lisensen. Teams Rooms Pro og Basic gir helt ulike muligheter, og feil tildeling – eller manglende tildeling – er en klassisk grunn til at et rom oppfører seg uforutsigbart.

• Kalenderoppsettet. Skal rommet ta imot bookinger automatisk? Vise møtetittel og organisator? Dette er innstillinger som må settes bevisst, ikke tilfeldig.

• Bookingpanelet. Panelet utenfor døra må kobles til riktig konto og riktig kalender for å vise sannheten – ikke en reservasjon fra forrige uke. Panelet kjører ofte Android OS, som også må tas høyde for ved utrulling.

• Betinget tilgang og utrulling. Sikkerhetsregler som er kloke for vanlige brukere, kan utilsiktet låse ute en romkonto hvis den ikke håndteres for det den er.

  
  

Ingen av disse tingene er vanskelige når man kjenner dem. Men de er lette å snuble i når de havner i ingenmannsland mellom leverandørene.

Og det er nettopp her jeg vil si det tydelig: dette kan jeg ganske bra, og dette hjelper jeg gjerne med. Ikke for å overta noe som er deres, men for å fylle hullet som ingen av oss egentlig ønsker skal være der.

Konkurrenter? Jeg ser det ikke sånn

Det er lett å tenke at en AV-leverandør og et IT-selskap konkurrerer om den samme kunden. Jeg ser det motsatt.

Vi har den samme kunden. Vi har det samme målet. Vi vil begge at investeringen kunden har gjort, skal virke – hver dag, ikke bare på overleveringsdagen. Når kunden er fornøyd, vinner vi begge. Når kunden sitter klemt mellom to leverandører som ikke snakker sammen, taper vi begge – uansett hvem som «hadde rett».

Den røde tråden gjennom alt jeg gjør i AV Signage er enkel: folk som bryr seg, og teknologi som virker. Den tråden blir bare sterkere når den knytter seg sammen med et godt IT-selskap. Vi dekker hver vår halvdel av rommet. Til sammen dekker vi hele.

Jeg tror ikke på å bygge murer mellom fag. Jeg tror på å bygge broer mellom mennesker som er gode på hver sin ting.

Hva et samarbeid faktisk ser ut som

Det praktiske er udramatisk, og det er litt av poenget:

• En kort dialog før installasjon, slik at ressurskonto, lisens og nettverk er klart når maskinvaren kommer på plass.

• Én avtalt kontaktvei når noe skjer, slik at kunden slipper å gjette hvem som skal ringes.

• At vi deler kompetanse heller enn å beskytte revir – jeg lærer gjerne bort det jeg kan om MTR, og lærer like gjerne av dere.

Resultatet er rom som virker fra første møte, kunder som slipper å være budbringere mellom to parter, og to leverandører som ser bedre ut – fordi vi gjorde hverandre bedre.

Invitasjonen

Jan E. Slåtto-Jensen - 96006666 jan@avsignage.no

Så her er den, helt konkret:

Jobber du i et IT-selskap i Asker, Bærum, Oslo eller Drammen, og har kunder med møterom som ikke helt vil – eller som du vil sikre at virker fra dag én – så ta kontakt med meg.

Jeg stiller gjerne opp på en uforpliktende prat, en kaffe, eller en gjennomgang av et rom som krangler. Ingen skjult agenda, ingen overtakelse. Bare to fagfolk som hjelper en felles kunde med å få det de har betalt for.

Vi trenger ikke å være konkurrenter. La oss heller være de som – sammen – sørget for at kunden faktisk ble fornøyd.

Jeg rekker ut hånden. Tar du den?

Vennlig hilsen,

Jan