De 7 vanligste feilene som skjer i møterommet – og hvordan du slipper unna dem
- Jan E. Slåtto-Jensen
- for 5 døgn siden
- 6 min lesing
Altfor mange møter starter med de samme ordene: “Hører dere meg?” - “Ser dere skjermdelingen min?" Er det noen som forstår alvoret og den sterke frustrasjonen over at teknologi på møterommet stadig feiler, så er jeg en av dem. Etter et par tiår i bransjen, har jeg sett og lært utrolig mye.
Svetten har rent oppover, i situasjoner hvor jeg har bistått både mindre bedrifter som skal ha et viktig salgsmøte med en potensiell ny kunde - og store konsern i deres styremøter, med deltakere fra alle verdens kontinenter. Jeg har vært tilstede når møtene starter, for å observere og løse eventuelle oppstartsproblemer - raskt. Stresset og angsten justerer seg umiddelbart, når utfordringer løses.
Om de ikke løses derimot, er det ikke bare flaut - det kan få katastrofale følger
Tenk hvor mye hyggeligere det hadde vært å starte møtene med «Så hyggelig å se dere!» - samtidig som du alltid føler deg 100% trygg på at du også blir sett og hørt optimalt?
Dette trenger ikke være en drøm. La oss i AV Signage hjelpe deg!
Feil i møterommet saboterer produktiviteten
Klokken er 08:58. Møtet starter om 2 minutter og kunden venter allerede i Teams-møtet. Styret er samlet - men skjermen er svart. Og kabelen… hvilken kabel var det igjen? HDMI? USB-C? Stresset øker og frustrasjonen iverksetter en uheldig atmosfære, som møtedeltakerne tar med seg inn i møtet.
Norske bedrifter kaster i snitt bort 10 minutter pr møte på tekniske problemer. Med gjennomsnittlig 3-4 møter daglig tilsvarer dette nesten 1 uke tapt produktivitet per ansatt, årlig.
En av de mange tingene jeg har lært, er at de aller fleste problemene ikke bare er forutsigbare – de er også lett forebyggbare.
Basert på mine egne opplevelser og erfaringer de 20 siste årene - her er "De 7 vanligste feilene som skjer i møterommet - og hvordan du slipper unna dem".
Feil 1: “Kabelen som forsvant”
Symptomet: HDMI-kabelen ligger ikke på bordet. Eller den ligger der, men den virker plutselig ikke lenger.
Hvorfor det skjer: Kabler blir ofte med ut av rommet, de slites i kontaktpunktene eller byttes ut med inkompatible erstatninger.
Løsninger:
Fest kabler permanent til bordet med f.eks. strips eller bruk bordbrønner med låsbare kabel-gjennomføringer
Merk alle kabler tydelig med type og funksjon
Hold 2-3 reservekabler på et hemmelig sted (og aldri på møterommet)
Invester i trådløs skjermdeling (og helst en dedikert løsning som f.eks. BenQ InstaShow)
Vedlikeholdsrutine: Sjekk alle kabler i møterommet hver måned. Bytt kabler som viser slitasje, før de slutter å fungere.
Feil 2: "Mikrofonen som ikke hører”
Symptomet: Kollegaer på hjemmekontor hører bare de som sitter nærmest kameraet. Resten er mumling og ekko.
Hvorfor det skjer: Feil mikrofonplassering eller feil bruk av mikrofon, som er designet for 4 personer og som brukes i et stort rom med 12 personer rundt bordet.
Løsninger:
Plasser bordemikrofoner maksimalt 1,5 meter fra den/de som snakker
Bruk takmikrofoner i større møterom (over 8 personer)
Bruk løsninger med automatisk ekkodemping og støyreduksjon
Test lydnivået fra alle sitteplasser
Pro-tips: Spill inn et 30-sekunders testmøte fra hver plass i rommet. Du vil umiddelbart høre hvor lyden blir dårlig. Bruk feks "test lyden" som er tilgjengelig i din "Microsoft Teams" app (laptop)
Feil 3: "Skjermen som ikke vil”
Symptomet: “No signal” på storskjermen, selv om alt er tilkoblet. Og helt typisk: "Det fungerte jo perfekt i går?"
Hvorfor det skjer: Skjermen har ikke automatisk kildevalg og noen har manuelt endret kilde med fjernkontrollen, Kabelbrudd eller løse kabler. Firmware som trenger oppdatering.
Løsninger:
Aktiver automatisk kildevalg ved tilkobling og auto on/off - på alle skjermer i møterom (da kan du samtidig pensjonere fjernkontrollen)
Bruk profesjonelle skjermer (ikke TV-er som er laget for bruke i hjemmet og stua)
Sjekk at HDCP/CEC-håndtering er riktig konfigurert
Hold firmware oppdatert
Vedlikeholdsrutine: Test alle skjermtilkoblinger hver 14 dag. En 2-minutterssjekk pr møterom, sparer mange timer med frustrasjon.
Feil 4: "Alt fungerte jo igår”
Symptomet: Systemet som plutselig oppfører seg annerledes, uten synlig grunn.
Hvorfor det skjer: Automatiske oppdateringer, endrede innstillinger fra forrige møte, eller tilfeldige omkoblinger.
Løsninger:
Lag en standardkonfigurasjon som raskt kan gjenopprettes
Deaktiver automatiske firmware-oppdateringer og la heller leverandør eller IT-avdelingen ta seg av dette
Lås muligheten for at brukere kan endre på systeminnstillinger
Dokumenter alle endringer i en enkel logg
Feil 5: "Den usynlige feilkilden"
Symptomet: Bildet i videomøtet hakker. Lyden kommer og går. Skjermdelingen fryser.
Hvorfor det skjer: Møteromsutstyr konkurrerer med x-antall andre enheter om båndbredde i det samme nettverket.
Løsninger:
∙ Dedikert VLAN for møteromsteknologi
∙ Quality of Service (QoS) prioritering for video/lyd
∙ Kablet tilkobling for alle faste enheter
∙ Minimum 50 Mbps garantert båndbredde per møterom
Realitetssjekk:
Trådløs er praktisk, men kabel er pålitelig. For kritisk utstyr, velg alltid kabel. Husk også å velge riktig CAT-kabel (ja, det er faktisk store forskjeller).
Det du ikke har kontroll over (og heller ikke skal ta på deg skylden for):
Midlertidige problemer hos nettlinje-leverandør
Midlertidige utfordringer hos f.eks. Microsoft, Google eller Zoom, som påvirker deres videomøte-plattformer og tjenester
Feil 6: "Opplæringen som aldri skjedde"
Symptomet: Brukere ringer IT-support for å “starte møtet”, eller gir opp og bruker laptopen sin i stedet.
Hvorfor det skjer: Systemet er feil satt opp og for komplekst, eller ingen har fått skikkelig opplæring.
Løsninger:
Enkle, illustrerte og laminerte instrukser fest på veggen eller møtebordet
Maksimalt 3 trinn for å starte et møte
QR-kode til brukerstøtte-videoer
Minimum 10-minutters opplæring for nye ansatte
Kvartalsvis opplæring anbefales for moderne systemer, hvor stadig ny funksjonalitet kommer via firmware-oppdateringer
En god regel:
Hvis systemet trenger mer enn 3 trinn for å starte et møte, er det for komplisert.
Feil 7: "Ingen eier ansvaret"
Symptomet: Små problemer vokser seg raskt til store, fordi “noen andre” skal fikse det.
Hvorfor det skjer: Uklare ansvarslinjer mellom leverandør, IT-avdelingen, fasilitetansvarlig og brukere.
Løsninger:
Utpek en “møteromsansvarlig” eller opprett en «Drift- og supportavtale» med leverandør (klikk her for å få et tilbud fra oss i AV Signage)
Ukentlig 5-minutters gjennomgang av alle møterom
Enkel rapporteringsrutine for brukere (QR-kode til et skjema for loggføring av feil og uheldige opplevelser)
Månedlig rapport til ledelsen om status og trender
Investeringen:
1 time per uke forebygger 10+ timer brannslukning.
Etabler en vedlikeholdsplan - som må følges
Etter min mening, finnes det kun to typer vedlikehold:
Proaktivt (du velger når)
Reaktivt (problemet velger når)
Her får du mitt konkrete forslag til hva du bør etablere i din bedrift:
Daglig (2 minutter):
Visuell sjekk: Er alle kabler på plass?
Rask test: Starter skjermen?
Ukentlig (15 minutter):
Test alle funksjoner i hvert møterom
Rengjør skjermer, mikrofoner og kontrollpaneler
Sjekk at skjerm og møteromsutstyr har siste firmware-oppdatering installert
Månedlig (1 time):
Grundig test av lyd fra alle posisjoner
Kontroll av alle kabler og kontakter
Oppdater dokumentasjon ved endringer
Gjennomgang av supporthenvendelser for å identifisere mønstre
Kvartalsvis (2 timer):
Revidering av brukeropplæring basert på faktiske problemer og ny funksjonalitet
Evaluering av behov for oppgradering av utstyr
Test av backup-løsninger
Teknologien er ikke problemet
De fleste tror møteromsproblemer handler om dårlig utstyr. Men 80% av problemene skyldes dårlig planlegging, manglende vedlikehold og uklare rutiner.
Du trenger ikke nødvendigvis og alltid den nyeste teknologien.
Det du trenger er:
Pålitelighet over fancy funksjonalitet
Enkelhet over kompleksitet
Rutiner over ad-hoc feilsøking
Eierskap over ansvarsfraskrivelse
Ta kontroll over møterommene dine – før neste krise oppstår
Sannheten er: Hvert møte som starter med tekniske problemer koster deg ikke bare minutter – det koster troverdighet, energi og momentum.
Forestill deg: Hver dag, hvert møte, starter uten problemer. Kunder blir imponert. Ansatte er produktive og motiverte. IT-avdelingen kan fokusere på innovasjon i stedet for brannslukning.
Det hele starter med kun én beslutning - i dag!
La oss være ærlige og løsningsorienterte.
Du har kun to valgmuligheter:
Etabler, iverksett og oppretthold interne vedlikeholdsrutiner
Bestill en «Drift- og supportavtale» hos oss (så kan du bruke tiden din på vekst, bedriftsutvikling og andre ting du bør prioritere)
Om du allikevel vil gjør det selv - her får du min «30-dagers utfordring»:
Uke 1: Kartlegg alle møterom og dokumenter typiske problemer
Uke 2: Implementer “quick wins” – kabler, instrukser, firmware
Uke 3: Etabler vedlikeholdsrutiner og ansvar
Uke 4: Opplæring og oppfølging
Klar til å slutte med brannslukking og starte med forebygging?
Kontakt meg på 96006666 eller jan@avsignage,no - så får du et godt og svært konkurransedyktig tilbud.
Bestiller du en «Drift- og supportavtale» hos oss, gir vi deg befaring, etablering og et helt kvartal kostnadsfritt!
Kontakt oss gjerne for en uforpliktende og profesjonell befaring av dine møterom. Vi går systematisk til verks og gir deg en rapport over hvilke justeringer og forbedringer som bør gjennomføres.
Ditt neste møte fortjener å starte med “God morgen” – og ikke “Hører dere meg?”
Beste hilsen,
Jan
Kommentarer