Hvordan bygge en felles løsning for møteromsbooking, som flere selskaper kan bruke sømløst?

I mange flerleietakerbygg og kontorfellesskap – som feks Asker Tech House – oppstår den samme utfordringen igjen og igjen: flere selskaper deler møterom, men ingen ønsker å bruke tid på manuell koordinering og dobbeltbookinger.

Likevel er dette hverdagen i svært mange kontorbygg. Tradisjonelle kalenderoppsett i Microsoft 365 eller Google Workspace fungerer utmerket innenfor ett selskap, men når flere virksomheter på tvers av domener, tenants og interne IT‑strukturer skal dele de samme møterommene - skaper det friksjon.

Det kan fort oppstå uenigheter, når et møterom er dobbeltbooket

I sammen med PLAYipp har AV Signage løst akkurat dette – i praksis – og vi bruker løsningen daglig i Asker Tech House. I denne artikkelen forklarer vi hvordan en moderne, profesjonell og fleksibel flerbedrifts‑bookingløsning faktisk bør bygges, og hvorfor PLAYipp Booking har blitt vårt førstevalg.

Kjernen i utfordringen: flere selskaper – én felles ressurs

Når mange virksomheter deler samme møterom, oppstår typiske problemer:

• Dobbeltbookinger og kaos rundt hvem som faktisk har rommet

• Manuelle prosesser som krever mye tid og unødvendig ressursbruk

• Manglende oversikt på tvers av leietakere

• Tekniske sperrer mellom ulike domener og tenants

• Sikkerhetshensyn – hvem skal egentlig ha tilgang til hva?

  
  

En god løsning må derfor ikke bare være et bookingsystem – men et felles kontrollsenter for delte ressurser, som alle kan bruke uten at noen må gi fra seg IT‑administrativ kontroll.

PLAYipp´s interaktive bookingpaneler som bl.a. viser møterommets tilgjengelighet

Løsningen: En ekte multi‑tenant plattform som fungerer på tvers av selskaper

PLAYipp Booking er utviklet nettopp for dette. Plattformen er bygget på Microsoft 365‑teknologi og tilbyr en moden, stabil og gjennomarbeidet multi‑tenant‑arkitektur.

Dette betyr at hvert selskap beholder sin egen sikkerhet og identitet, men kan likevel booke rom i et felles ressursbibliotek.

Hvorfor multi‑tenant fungerer så godt

• Integrert med Microsoft365, Google og andre autentiseringsmetoder

• Hver leietaker logger inn med sin egen identitet, ingen deling av kontoer

• Rom kan konfigureres med tilgangskontroll basert på domene eller e‑post

• Kalendervisning og booking skjer via en felles nettside

• Hybridmøter støttes direkte – send Teams‑invitasjoner fra samme prosess

• Automatiske bekreftelser, påminnelser og smarte regler for å unngå "no‑shows"

• Fleksibel design – logo, farger og layout tilpasses bygget eller utleier

  
  

Dette gir en seriøs, profesjonell og trygg digital infrastruktur rundt møterommene – uten noen form for kompromiss på sikkerhet.

PLAYipp bookingpaneler og storskjerm for optimal oversikt og internkommunikasjon

Fra teori til praksis: Slik fungerer møteromsbooking i Asker Tech House

I Asker Tech House deler flere selskaper møterom gjennom vår AV Signage‑leverte løsning. Erfaringene er:

✔ Ingen dobbeltbookinger

Kalenderne er sanntids‑synkronisert og alle bookinger vises oversiktlig.

✔ Ingen IT‑floker på tvers av domener

Hver leietaker bruker sin egen tenant. PLAYipp håndterer samhandlingen.

✔ Bookingpaneler fungerer samtidig som infoskjerm

Perfekt for å utnytte skjermflatene maksimalt – både funksjonelt og estetisk.

✔ Lav brukerterskel

Brukerne logger inn med Microsoft, Google eller privat e‑post.

✔ Trygt, kontrollert og profesjonelt

Administrator bestemmer hvem som skal kunne booke, og hvilke ressurser som er de tilgjengelige for hvilke selskaper.

Full kontroll og ingen dobbeltbookinger, med PLAYipp Booking

Hvorfor AV Signage anbefaler PLAYipp Booking til flerbedriftsbygg

Vi har testet og brukt mange forskjellige løsninger gjennom årene. De fleste fungerer godt internt – men stopper fullstendig når flere selskaper skal dele på de samme ressursene.

PLAYipp Booking er etter vår erfaring den mest komplette og skalerbare løsningen for kontorbygg med flere leietakere.

Fordeler som gjør en forskjell i hverdagen

• Stabil drift og sikker arkitektur

• Multi‑tenant uten tunge IT‑oppsett

• Full fleksibilitet i design og tilpasning

• Skalerbar fra 2 til 200+ selskaper

• Mulighet for bruk av Booking Hub – én stor sentral skjerm som viser alle ressurser og deres tilgjengelighet

• Bookingpaneler og infoskjermer i samme økosystem

• Tilgangsstyring ned på domene- og brukernivå

  
  

Systemet gjør det mulig å forenkle en av byggets mest tidkrevende administrative oppgaver – og samtidig gi en sømløs og profesjonell brukeropplevelse.

Slik kommer du i gang

Å etablere en flerbedrifts‑bookingløsning krever egentlig bare tre steg:

1. Vi etablerer eller kobler løsningen mot eksisterende Microsoft 365‑tenant for fellesressursene

   
   

2. Møterom legges inn som kalenderressurser

   
   

3. Vi aktiverer PLAYipp Booking og gir tilgang til alle selskaper som skal kunne booke

   
   

Deretter er løsningen driftbar – enkelt, effektivt og trygt.

Vil du se hvordan dette fungerer i praksis?

Jan E Slåtto-Jensen jan@avsignage.no / 96006666

Enten du er gårdeier, drifter et kontorbygg eller ønsker en mer profesjonell løsning for leietakerne dine, viser vi deg gjerne hvordan dette fungerer live.

👉 Book en uforpliktende demo med oss i AV Signage. Ring 488 488 10 idag!

👉Få et konkret tilbud tilpasset ditt bygg og dine leietakere

Kontakt oss i dag – så hjelper vi deg å skape en moderne, trygg og skalerbar løsning for bl.a. møteromsbooking, som alle selskapene i bygget ditt vil elske. 🚀