Sliter bedriften din med at ingen tar ansvar for møterommene og infoskjermen i resepsjonen?

I over 25 år har jeg, med stor glede og motivasjon, gitt råd og solgt teknologi til norske bedrifter. I løpet av disse årene har jeg møtt og hatt kontakt med et stort antall virksomheter — store og små, i alle bransjer — og ett mønster går overraskende ofte igjen:

Ingen eier ansvaret for at møterommene fungerer, og ingen eier ansvaret for at infoskjermen i resepsjonen faktisk viser oppdatert informasjon.

Du kjenner situasjonen. Skjermen i resepsjonen henger seg opp igjen. Møterommet i tredje etasje har ikke fungert mot Teams på tre uker.

Alle vet om det. Ingen gjør noe med det. For det er ikke egentlig noens jobb.

Hvorfor dette er så vanlig — og så kostbart

De fleste bedrifter har ikke en person med ansvar for møteromsteknologi og infoskjermer. Det havner et sted mellom IT, resepsjonen og "den som er flinkest med data". Resultatet blir et lappeteppe av halvgode løsninger, der problemer meldes muntlig i korridoren og glemmes før noen rekker å gjøre noe.

Kostnaden er større enn den ser ut. Hvert møte som starter ti minutter for sent fordi skjermdelingen ikke virker, er tapt tid for alle som var invitert til møtet. En infoskjerm i resepsjonen som viser gårsdagens innhold, eller står helt svart, sender et signal til besøkende om at ingen har kontroll.

Vi har sett kunder i Oslo, Asker, Bærum og Drammen som har levd med dette i årevis — ikke fordi de ikke brydde seg, men fordi ingen tok en avgjørelse på hvem som skulle ta tak og ha ansvaret.

Hva "ansvar" for møterommene faktisk bør bety

Ansvar for møterom og skjermteknologi handler ikke om at én ansatt skal kunne alt om AV-utstyr. Det handler om tre ting:

• Enkelhet. Utstyret må være så intuitivt at hvem som helst kan starte et møte uten opplæring. Med Neat eller Barco ClickShare trykker man i praksis på én knapp — teknologien skal ikke kreve en fagperson i rommet.

• Overvåking. Noen — helst et system, ikke et menneske — må vite når en skjerm går ned eller mister nettverkstilkobling, før den ansatte oppdager det midt i eller rett før et viktig kundemøte.

  
  

• En som kan ringes. Når noe likevel svikter, trenger dere én kontakt som løser det, ikke en runde med interne meldinger om hvem som "kanskje vet noe om det skjermgreiene".

Det siste punktet er ofte det som mangler oftest. Mange bedrifter har kjøpt godt utstyr, men ingen driftsavtale som følger opp det.

Hva bør du gjøre?

• Kartlegg hva dere faktisk har. Hvor mange møterom, hvilke skjermer, hvilket kamera- og lydutstyr — og hvor gammelt er det?

• Avklar eierskap internt. Utpek én kontaktperson, selv om vedkommende ikke skal løse alt selv, men vite hvem som skal kontaktes.

• Vurder proaktiv overvåking. Systemer som varsler før feilen oppdages av en ansatt eller kunde, sparer både tid og omdømme.

• Sett opp en rammeavtale for support. Med en fast partner slipper dere å starte fra bunnen hver gang noe svikter.

• Ikke undervurder infoskjermen i resepsjonen. Den er ofte det første besøkende ser av bedriften — den fortjener samme oppmerksomhet som møterommene.

Oppsummering

Ingen ansatt burde ha ansvar for møteromsteknologi eller infoskjermer, ved siden av jobben sin og det de egentlig skal bruke arbeidsdagen til. Det er en driftsoppgave som fortjener en ordentlig løsning — enkelt utstyr, proaktiv overvåking og én telefon å ringe når noe svikter.

Ta kontakt med oss, så går vi gjennom hva som faktisk skjer i møterommene og resepsjonen deres i dag.

Ring 488 488 10, send en epost til hei@avsignage.no eller bruk vårt kontaktskjema