5 tips til et bedre møterom

De fleste møterom har blitt rotete over tid, uten at noen egentlig har bestemt det. Kabler har hopet seg opp på bordet, skjermen krangler litt hver gang noen kobler seg til, og lysstyrken er fortsatt satt på fabrikkinnstilling fra installasjonsdagen. Det er sjelden utstyret som er problemet. Det er vanene rundt utstyret som har fått lov til å gro seg fast.

Hvorfor møterommet gradvis blir dårligere

Et møterom slites ikke ned av tid, det slites ned av små kompromisser. Noen kobler til en ekstra kabel og glemmer å rydde den bort. Noen skrur ned lysstyrken en dag møtet føltes for skarpt, og ingen skrur den opp igjen. Noen tar med et privat webkamera fra hjemmekontoret fordi det møteromskameraet som fulgte med aldri har fungert helt som det skal.

Hver enkelt endring virker liten. Summen av dem er et møterom som tar unødvendig lang tid å komme i gang i, som ser rotete ut for kundene som besøker dere, og som rett og slett gjør møtene litt mer irriterende enn de trenger å være. Den gode nyheten er at du sjelden trenger å kjøpe nytt utstyr for å snu dette. Du trenger bare å rydde opp i vanene.

5 tips til et bedre møterom

1. Bli kvitt kablene på bordet

Et av de mest synlige problemene i de fleste møterom er kablene som ligger og slenger over bordplaten. Løsningen er en kabelgjennomføring i selve bordet, en enkel hylse som lar HDMI- og strømkabler gå rett ned gjennom platen og videre til utstyret under. Kombiner dette med en gulvskinne som fører kablene diskret bort fra ferdselsårer, og en utenpåliggende veggkanal som skjuler resten av strekket opp til skjerm og teknikk. Resultatet er et bord som ser ryddig ut hver eneste dag, ikke bare rett etter en opprydning.

2. Bytt ut det lille webkameraet

Mange møterom har endt opp med et lite USB-webkamera beregnet for én person foran en dataskjerm, satt til å dekke et helt rom med flere deltakere. Bildevinkelen blir for smal, og de som sitter lengst unna havner nesten utenfor bildet. Dette kameraet hører egentlig hjemme over skjermen ved den enkelte arbeidsplass, ikke i et møterom. Et videokonferansekamera beregnet for møterom fanger hele bordet og gir et langt bedre inntrykk, både internt og for kundene dere møter digitalt.

3. La skjermen slå seg på automatisk

Få ting stjeler mer tid ved møtestart enn å lete etter riktig kilde på skjermen. Aktiver funksjonen som gjør at møteromsskjermen slår seg på og bytter til riktig kilde automatisk så snart noen kobler til med laptop. Da slipper dere å fikle med fjernkontroller og menyer, og møtet kan starte i det øyeblikket folk setter seg ned.

4. Skru av ECO-innstillingene

Mange skjermer leveres eller stilles inn med en ECO-modus som demper lysstyrken for å spare strøm. Det høres fornuftig ut, men i praksis gjør det ofte bildet flatt og vanskelig å lese, spesielt i rom med noe dagslys. Gå inn i skjerminnstillingene og juster lysstyrken manuelt til den faktisk er behagelig å se på. Strømbesparelsen er minimal sammenlignet med hvor mye bedre møtene blir når alle faktisk ser hva som vises.

5. Bruk alltid utvid, ikke duplisering, når du deler skjerm

Dette er kanskje det tipset flest gjør feil, og som er lettest å rette. Når du kobler laptopen til møteromsskjermen, velg utvid fremfor duplisering. Med duplisering tvinges møteromsskjermen til å vise nøyaktig samme oppløsning som laptopskjermen, noe som ofte gir svarte striper på hver side av bildet. I tillegg ser alle i rommet alt som skjer på laptopen din, inkludert varsler og meldinger som dukker opp.

Med utvid får du derimot to separate arbeidsflater. Møteromsskjermen viser presentasjonen i riktig oppløsning uten svarte striper, mens du selv kan ha notater, agenda eller andre dokumenter åpne på laptopen, uten at resten av rommet ser det. Varsler som kommer inn mens møtet pågår, blir også værende på din egen skjerm.

Oppsummering

Ingen av disse fem tipsene krever nytt utstyr eller en stor investering. Det handler om å rydde opp i vaner som har fått utvikle seg over tid, og om å faktisk bruke funksjonene som allerede ligger i utstyret dere har. Sett av en time, gå gjennom listen, og du vil trolig oppleve at møterommet føles som et helt annet rom allerede ved neste møte.

Ta kontakt med oss, så kommer vi innom og viser deg hvordan.