Møterom som ikke fungerer – når løsningen allerede står i rommet
Når ble kablene som henger under skjermen og ligger på gulvet i møterommet bare en vane? Når ble de en del av møterommet – noe ingen lenger gidder å rydde i?
Jeg ser det nesten hver gang jeg besøker en bedrift. Rotet kommer ikke over natten. Det starter gjerne med én ladekabel som blir liggende igjen på gulvet etter et møte, ett adapter og kanskje et styringspanel som viser en feilmelding ingen tar tak i. Så blir det en vane. Og før noen vet ordet av det, har rotet vokst seg inn som en del av møterommet. Det er ikke lenger noe folk legger merke til. Det er bare sånn det er.
Årsaken er nesten alltid den samme: Ingen føler ansvaret for å ordne det. Alle tenker at det er noen andres jobb – og de som bruker rommet hver dag, har mer enn nok med sitt eget.
Resultatet er møterom som ikke fungerer slik de skal. De ser rotete ut, de er lite motiverende å bruke, og besøkende og samarbeidspartnere blir ikke akkurat imponert når de første minuttene av møtet går med til å lete etter riktig kabel eller fikse noe som ingen egentlig vet hvordan.
Nylig brukte jeg en hel dag på å gå gjennom tolv møterom hos en bedrift på Innlandet. Ingenting ble byttet ut. Ingenting ble oppgradert. Likevel dro jeg derfra med tolv møterom som fungerer – og en hyggelig gjeng medarbeidere som fikk seg en skikkelig aha-opplevelse.
Møterom som ikke fungerer er oftere regelen enn unntaket
Jeg besøker mange bedrifter for å ta en titt på møterommene deres. Og jeg ser det samme mønsteret igjen og igjen: Utstyret er bra. Ofte veldig bra. Det har kostet mye penger, og det ble installert av noen som visste hva de gjorde. Men i hverdagen fungerer det ikke som det skal. Noen ganger fungerer det rett og slett ikke i det hele tatt.
Dette er typiske funn:
Tilkobling for skjermdeling fra laptop virker ikke – kabelen er defekt, adapteren er borte eller kontakten i bordet er koblet fra.
Touchpanelet har logget seg ut av Teams, og ingen vet hvordan det logges inn igjen.
Kameraet er blitt flyttet på, som har ført til at bl.a. "Auto-Framing" ikke lenger fungerer optimalt
Kabler henger løst under skjermen, eller ligger kveilet på gulvet og/eller møtebordet
Adaptere og dongler har vandret til andre rom
Det interessante er at nesten alt dette handler om utstyr som allerede står i rommet. Det mangler ikke teknologi. Det mangler bare at noen tar seg tid til å se over og rydde.
Hva koster et møterom som ikke fungerer?
Regn litt på det. Et møte med seks deltakere som starter ti minutter for sent, koster en hel arbeidstime. Skjer det et par ganger om dagen, i flere rom, hver uke – da blir tallene fort store. Og da har jeg ikke regnet med møtene som må avlyses, kunden som sitter og venter i Teams, eller frustrasjonen som gjør at folk slutter å bruke rommet.
Det siste er kanskje det verste. Når medarbeiderne ikke stoler på møterommet, begynner de å omgå det. De sitter med laptopen foran seg og snakker inn i en 14-tommers skjerm, mens en stor skjerm står svart på veggen. Da har bedriften betalt for en løsning som ingen bruker.
Et ryddig møterom gir mer enn du tror
Snu det på hodet. Tenk deg et møterom uten synlige kabler, der skjermen våkner når du kommer inn og møtet starter med ett trykk på panelet. Det er et møterom folk gjerne vil bruke. Det motiverer til samarbeid i stedet for å stjele energi. Og når kunder, leverandører og andre besøkende kommer inn, legger de merke til det. Et ryddig rom med utstyr som bare virker, sier mye om hvordan dere driver bedriften.
Fordelene er tydelige:
Møter som starter til avtalt tid
Medarbeidere som faktisk bruker rommet – og utstyret i det
Et profesjonelt førsteinntrykk hos kunder og samarbeidspartnere
Et positivt omdømme, både internt og eksternt
Økt effektivitet, fordi tiden brukes på møtet og ikke på teknikken
Opplæring – den glemte delen av møteromsløsningen
Den andre halvdelen av problemet er opplæring. Veldig ofte har brukerne aldri fått vist hvordan løsningen fungerer. Utstyret ble montert, noen testet at det virket, og så var det over.
Når jeg er innom og viser hva løsningen de allerede har kan gjøre, skjer det noe. «Hæ - kan den virkelig gjøre det?» er en setning jeg hører ofte. Enten det er å dele skjerm trådløst med ett klikk, starte opptak av et pågående Teams-møte eller la kameraet følge den som snakker. Funksjonene har vært der hele tiden. Ingen har vist dem frem.
Det tar gjerne bare noen minutter per rom. Men de minuttene kan endre hvordan folk bruker rommet i årevis.
Slik gjør vi en systematisk møteromssjekk
Når jeg går gjennom møterommene hos en kunde, sjekker jeg de samme tingene i hvert eneste rom:
Oppstart og innlogging: Våkner skjermer og utstyr automatisk? Er rommet logget inn i Teams? Starter møtene fra panelet som de skal?
Skjermdeling: Både kablet og trådløs tilkobling testes, gjerne fra både Mac og Windows-basert laptop (ja, jeg har meg meg begge deler)
Lyd og bilde: Hører folk hverandre godt? Er kameraet riktig innstilt for rommet?
Programvare: Er utstyret oppdatert og riktig satt opp i administrasjonsverktøyet?
Kabler og rydding: Løse kabler festes og skjules. Det som ikke brukes, fjernes.
Opplæring på stedet: De som er til stede, får se hvordan rommet brukes – enkelt og konkret.
Ingen utskiftninger. Ingen oppgraderinger.
Det jeg liker best med slike oppdrag, er hvor lite som ofte skal til. Hos kunden på Østlandet byttet vi ikke ut ett eneste produkt. Vi ryddet kabler, fikk paneler logget inn igjen, justerte innstillinger og viste folk hvordan ting fungerer.
Jeg brukte hele dagen min på oppdraget. Men tenk på hvor mange timer med frustrasjon, møter som ikke starter og møter som må avlyses, som nå forsvinner for kunden og medarbeiderne deres. Det regnestykket er ikke vanskelig. Et besøk er vel verdt pengene.
Oppsummering
Har dere møterom som ikke fungerer som de skal, er det slett ikke sikkert dere trenger nytt utstyr. Ofte trenger dere bare at noen går systematisk gjennom det som allerede er der, rydder opp og viser brukerne hva løsningen faktisk kan.
Kjenner du deg igjen? Ta kontakt for en uforpliktende prat om en møteromssjekk hos dere – enten dere holder til i Asker, Bærum, Oslo eller Drammen (skulle du eventuelt holde til et annet sted, ta uansett kontakt - så ordner vi det).
Ring 488 488 10, send epost til hei@avsignage.no eller bruk vårt kontaktskjema.
Kommentarer