Fra tomt rom til effektivt møterom: slik lykkes du med møteromsinnredning

Et møterom er sjelden bare fire vegger og et bord. Det er stedet der beslutninger tas, kunder møtes og teamet ditt skal samarbeide – både med hverandre og med folk som sitter et helt annet sted. Likevel er det overraskende mange bedrifter som innreder møterommene sine i feil rekkefølge, og ender opp med et rom som ser fint ut på bilde, men som ikke fungerer i praksis.

Hvorfor så mange møterom ikke fungerer

Vi har vært innom utallige kontorer der møterommet er bestilt baklengs: møbler først, teknologi sist. Bordet kjøpes fordi det er pent, skjermen henges opp der det er plass, og kablingen legges der det er enklest – ikke der det er mest funksjonelt. Resultatet blir gjenkjennelig for de fleste: dårlig lyd i videomøter, skjermer som henger for lavt eller for høyt, kabler som ligger og slenger, og et rom som rett og slett ikke inviterer til gode møter.

Problemet er sjelden budsjettet. Problemet er rekkefølgen. Når møbler, akustikk og teknologi planlegges hver for seg, i stedet for som én helhet, blir sluttresultatet et kompromiss – ikke en løsning.

Møbler og teknologi må planlegges sammen, ikke etter hverandre

Et velfungerende møterom handler om at innredning og teknologi støtter opp under det samme formålet: at folk skal kunne møtes, se, høre og samarbeide uten friksjon. Bordform bestemmer kameravinkel. Bordstørrelse bestemmer hvor mange mikrofoner du trenger. Veggplassering bestemmer om skjermen kan henge i riktig høyde og synsavstand. Akustikk i rommet bestemmer om videomøtedeltakerne faktisk hører hva som blir sagt.

Dette er grunnen til at AV Signage samarbeider tett med Yllw når det gjelder møbler og innredning. Yllw har spisskompetansen på funksjonell og estetisk kontorinnredning, mens vi i AV Signage har spisskompetansen på AV- og møteromsteknologi. Sammen sørger vi for at rommet designes som én helhet fra dag én – ikke som to separate prosjekter som møtes (eller kolliderer) på slutten.

Fra tomt rom til ferdig møterom: slik går du frem

Her er rekkefølgen vi anbefaler når et møterom skal innredes fra bunnen av:

• Kartlegg behovet før du kjøper noe som helst. Hvor mange skal rommet romme? Brukes det mest til interne møter, kundemøter eller hybride videomøter? Svarene styrer alt som kommer etter.

• Se på rommets form, lys og akustikk. Vindusplassering, takhøyde og gjenklang avgjør hvor skjerm, kamera og mikrofoner bør plasseres – og om rommet trenger akustisk demping før noe annet monteres.

• Design møblering og romløsning sammen med Yllw. Bordform, sittegruppe og oppbevaring planlegges med tanke på både trivsel og teknologiens plassering – ikke som en etterpåklokskap.

• Planlegg AV- og møteromsteknologien parallelt. Vi i AV Signage går inn tidlig og prosjekterer kamera, skjerm, lyd og styringssystem opp mot møbelplanen, slik at kabelføring og plassering blir riktig fra start.

• Velg riktig teknologi for rommets størrelse og bruk. Et lite møterom trenger noe annet enn et styrerom eller et større konferanserom – vi hjelper deg å velge løsninger fra våre partnere og de mest profesjonelle og annerkjente produsentene

• Prosjektstyring og koordinert montering. Møbler og teknologi installeres i riktig rekkefølge og til riktig tid, koordinert mellom AV Signage og Yllw, slik at du slipper å være byggeleder i eget møterom.

• Test rommet før det tas i bruk. Vi kjører gjennom lyd, bilde, oppkobling til Teams eller andre plattformer, og brukervennlighet – slik at første møte i rommet faktisk går knirkefritt.

• Sørg for løpende vedlikehold og support. Et møterom er ferskvare. Programvareoppdateringer, service og rask hjelp når noe strikker seg, er det som gjør at rommet fungerer like godt om to år som på dag én.

Oppsummering: helhet slår hastverk

Et profesjonelt møterom bygges ikke i biter – det bygges som én helhetlig plan der møbler og teknologi snakker sammen fra første tegning. Det er nettopp derfor AV Signage samarbeider med Yllw: for å gi bedrifter i Asker, Bærum, Oslo og Drammen ett kontaktpunkt for hele reisen, fra planlegging og prosjektstyring til AV-teknologi, montering, vedlikehold og support.

Vurderer dere å pusse opp eller etablere et nytt møterom? Ta kontakt med oss, så tar vi en uforpliktende prat om hvordan rommet deres kan bli et sted folk faktisk har lyst til å møtes i.

Ring 488 488 10, send en epost til hei@avsignage.no eller bruk vårt kontaktskjema.